Per coloro che si occupano di appalti pubblici, il primo gennaio 2024 ha segnato un punto di svolta significativo. Si è passati dall’uso di piattaforme di e-procurement limitate alla sola fase di affidamento, all’adozione di Piattaforme di approvvigionamento digitale (PAD) che gestiscono ora tutte le fasi di programmazione, progettazione, pubblicazione ed esecuzione dell’appalto.
In precedenza, l’utilizzo di tali piattaforme era facoltativo, ma adesso è diventato obbligatorio, accompagnato da un’integrazione tra le piattaforme di e-procurement. È importante notare che queste nuove piattaforme devono essere qualificate e iscritte in un apposito registro tenuto dall’ANAC. Il sistema SIMOG, tranne in casi eccezionali, ha cessato di rilasciare i codici identificativi gara (CIG) agli Enti.
Le nuove modalità di autenticazione
È fondamentale sottolineare che l’obbligo di utilizzare sistemi di identità digitale SPID per accedere a una piattaforma di approvvigionamento digitale rappresenta solo un cambiamento superficiale rispetto alla digitalizzazione degli appalti. Già in precedenza era possibile accedere alla piattaforma Acquisti in Rete PA di Consip tramite SPID, ma ora l’uso di questo sistema è obbligatorio, con la disponibilità limitata a CNS e CIE come alternative.
Il timore espresso dalle Pubbliche Amministrazioni riguardo all’obbligo di utilizzare SPID, prima del primo gennaio 2024, è tre volte giustificato. Molti utenti non erano registrati sulla piattaforma Consip e utilizzavano le credenziali del Punto Ordinante per accedervi. Questo ha portato a una familiarità limitata con la disciplina e le pratiche relative agli affidamenti nel MePA.
Cosa cambia nel 2024
Con l’obbligo di accesso tramite SPID o strumenti equivalenti, i Punti Ordinanti devono ora eseguire molte operazioni in autonomia oppure ridefinire i processi organizzativi, attuando deleghe operative a soggetti qualificati come i Punti Istruttori. Questi ultimi, con l’autorizzazione del RUP, possono istruire le procedure e avviarle. È essenziale motivare gli utenti non registrati ad iscriversi come Punti Istruttori e identificare Punti Ordinanti competenti in grado di operare nel MePA.
Le nuove funzionalità
Fino alla fine del 2023, l’attenzione delle Pubbliche Amministrazioni si concentrava sulle nuove modalità di autenticazione tramite SPID, tralasciando altre modifiche significative. Questa situazione è stata aggravata dalla mancanza di strumenti operativi adeguati per affrontare i cambiamenti. L’ANAC non ha fornito un periodo di coesistenza tra il vecchio e il nuovo sistema, e la documentazione descrittiva è stata rilasciata all’ultimo momento.
Oltre all’autenticazione con SPID, sono state introdotte nuove funzionalità sulla piattaforma Acquisti in Rete PA, tra cui:
- compilazione delle schede di indizione ANAC per l’inserimento di informazioni essenziali nella Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici (BDNCP)
- caricamento dell’eFORM per la pubblicazione dei dati nella Gazzetta Ufficiale della Comunità Europea
- redisposizione/caricamento del DGUE per attestare il possesso dei requisiti da parte dei Fornitori
- richiesta del CIG necessaria per avviare la gara o l’affidamento
- trasmissione dei dati alla Piattaforma Contratti Pubblici (PCP) di ANAC.
Come fare OdA e Negoziazioni
Non tutti gli utenti della piattaforma Consip possono accedere in modo automatico a queste nuove funzionalità. Nei casi di Ordini diretti di Acquisto (OdA), il Punto Istruttore non è abilitato a utilizzare le nuove funzioni e deve coinvolgere il proprio Punto Ordinante, il quale assume il ruolo di RUP. Quest’ultimo deve validare l’ordine prima di avviare la richiesta di CIG.
Per le negoziazioni (Trattativa Diretta, Confronto di Preventivi, RdO Semplice, RdO Evoluta), sia il Punto Ordinante che il Punto Istruttore possono compiere autonomanente i passi preliminari, mentre la richiesta del CIG rimane di esclusiva competenza del RUP, fornendo così maggiore flessibilità alla Stazione Appaltante.
I ruoli
Il Responsabile Unico del Progetto (RUP) è fondamentale, poiché è l’unico a poter richiedere il CIG e trasmettere dati ad ANAC. È cruciale prestare attenzione alla nomina del RUP all’interno della piattaforma Acquisti in Rete, accertandosi che coincida con il Responsabile del Procedimento (RDP). Un errore in questa fase comporterebbe l’impossibilità di richiedere il CIG.
Inoltre, è possibile nominare altri utenti per espletare operazioni precedenti alla richiesta di CIG, migliorando l’adattamento della piattaforma alle esigenze organizzative.
Come compilare ANACform, eFORM e DGUE
Le fasi successive alla nomina dei ruoli includono la compilazione dell’ANACform e, se necessario, il caricamento dell’eFORM e del DGUE. Le informazioni richieste cambiano in base alla scheda di indizione ANAC selezionata. Durante la compilazione dell’ANACform si sono riscontrati problemi operativi; tuttavia, le Amministrazioni non avevano ricevuto un adeguato supporto informativo per affrontare queste difficoltà.
La fase di richiesta del CIG
La richiesta del CIG è risultata relativamente semplice, mentre le problematiche maggiori si sono verificate nelle fasi precedenti. È importante che chi compila la sezione pertinente segnali la sua disponibilità mediante l’apposito flag “pronta per la trasmissione”.
Il lancio della negoziazione
Se il RUP coincide con chi ha istruito la negoziazione, può avviarla direttamente. In caso contrario, il RUP deve inviare la bozza alla Piattaforma Contratti Pubblici e il soggetto responsabile dell’istruzione procederà con la pubblicazione.
Creazione e gestione del fascicolo di gara
Infine, sono state introdotte funzionalità per la creazione e gestione del Fascicolo di Gara, e il RUP e il Punto Ordinante possono crearlo e modificarlo, mentre al Punto Istruttore è permesso solo di modificarlo. Inoltre, è stata implementata la gestione del Fascicolo Virtuale dell’Operatore Economico, riservata al RUP.
