Negli ultimi anni, le amministrazioni hanno affrontato con impegno le sfide imposte dal PNRR e dal Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione. Tuttavia, spesso queste azioni sono state condotte con una visione limitata, non riuscendo a costruire una strategia di lungo periodo.
È necessaria una svolta. Per sfruttare appieno le opportunità dell’innovazione e evitare che questa si trasformi in un problema di sostenibilità economica o in inefficienza, è essenziale agire in modo strategico.
Si tratta di implementare misure concrete e praticabili per trasformare il digitale in una leva di miglioramento reale.
Costruire la sostenibilità economica: dai contratti esistenti alla pianificazione post-PNRR
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Molte amministrazioni hanno accumulato nel tempo una serie disordinata di contratti ICT: software acquistati per esigenze urgenti, servizi avviati per progetti specifici e licenze dimenticate. Con l’arrivo del PNRR, si sono aggiunti nuovi progetti digitali con costi di esercizio ricorrenti, in particolare legati al cloud e a un aumento dei fornitori, senza un vero censimento dei contratti attivi.
In mancanza di una pianificazione adeguata, manca una strategia per sostenere economicamente i servizi dal 2026 in poi, quando i fondi straordinari non saranno più disponibili.
Fase 1: Analisi dell’esistente
Il primo passo consiste nell’analizzare i contratti attivi, comprendere durata, perimetro e clausole, mappandoli per ridurre sprechi e riallocare risorse.
Questa analisi potrebbe rivelare:
- Software con funzioni sovrapposte
- Costi per servizi non utilizzati o poco utili
- Opportunità di consolidamento e razionalizzazione
- Clausole di recesso non sfruttate
- Possibilità di rinegoziazione
- Impegni economici futuri sottovalutati in contratti PNRR
Fase 2: Pianificazione della sostenibilità futura
La questione fondamentale è: come garantire la continuità dei servizi essenziali dopo il 2026?
È necessario un approccio lungimirante, che comprenda:
- Rivedere i bilanci per riservare spazi di spesa corrente.
- Valutare soluzioni open source come alternative più economiche.
- Pianificare dismissioni graduali di servizi non essenziali o sovrapposti.
- Negoziare con i fornitori piani di sostenibilità economica.
- Lavorare in rete con altre amministrazioni per economie di scala.
Domande cruciali includono: “Questo contratto è realmente necessario?” e “Quali risultati misurabili produce?”.
Azione concreta: Dedicare ore settimanali alla revisione sistematica di tutti i contratti ICT attivi e stimare i costi ricorrenti post-PNRR.
Riorganizzare la gestione documentale dell’ente
La gestione documentale è centrale in ogni processo della Pubblica Amministrazione. Tuttavia, spesso il manuale di gestione è statico e non utilizzato come strumento operativo. Serve un progetto organizzativo che renda la documentazione tracciabile e sostenibile.
Si devono effettuare le seguenti operazioni:
- Rivedere e aggiornare il manuale di gestione con tutti i responsabili.
- Progettare i procedimenti amministrativi in base alla documentazione prodotta.
- Formare il personale sull’utilizzo pratico del manuale.
- Monitorare periodicamente la sua applicazione.
Azione concreta: Organizzare entro 30 giorni un tavolo interdisciplinare per la revisione del manuale di gestione documentale.
Liberare risorse automatizzando i processi ripetitivi
L’automazione delle attività ripetitive è fondamentale per migliorare l’efficienza e non sprecare risorse umane qualificate. Si suggerisce di iniziare con domande chiave:
“Quali attività si ripetono ogni giorno e sono regolamentate?”
Esempi di processi da automatizzare
- Protocollazione di documenti
- Invio di notifiche e promemoria automatici
- Verifica di dati anagrafici tramite banche dati
- Generazione di report periodici
- Controlli di completezza documentale
- Aggiornamenti automatici di database
Azione concreta: Mappare tutti i processi ripetitivi e identificare tre candidati per l’automazione entro 30 giorni.
Governare l’intelligenza artificiale con scelte consapevoli
La crescente diffusione dell’intelligenza artificiale nella Pubblica Amministrazione richiede una regia chiara e strategie consapevoli. È essenziale rispondere a domande come:
- Quanti processi affideremo alle macchine?
- Quali competenze desideriamo sviluppare?
- Come garantire un uso etico e responsabile dell’AI?
- Come proteggere i dati dei cittadini?
Azione concreta: Definire entro 60 giorni una pre-policy interna sull’uso dell’AI.
Sviluppare cultura digitale attraverso una formazione strategica
Il digitale deve essere visto come una competenza strategica, non relegata solo a una questione tecnica. Serve una formazione differente:
- Orientata a casi d’uso reali
- Basata su problematiche pratiche
- Differenziata per ruoli
- Aggiornata sulle evoluzioni tecnologiche
Azione concreta: Progettare un piano formativo annuale con almeno 20 ore di formazione digitale per ogni dipendente.
Comunicare il digitale per creare consenso e continuità
La mancanza di comprensione condivisa del digitale è uno dei maggiori ostacoli alla trasformazione. È fondamentale comunicare in modo chiaro e accessibile a cittadini e dipendenti. Ogni progetto dovrebbe avere:
- Un piano di comunicazione integrato
- Linguaggi semplici e accessibili
- Attenzione alle diversità degli utenti
- Canali bidirezionali di comunicazione
Azione concreta: Destinare il 5% del budget a una comunicazione chiara verso il cittadino per ogni progetto digitale.
Costruire ogni giorno una PA digitale consapevole
La trasformazione digitale è una scelta quotidiana che richiede metodo e consapevolezza. Le azioni delineate in questo articolo possono essere implementate immediatamente. È cruciale iniziare, fissando obiettivi misurabili e migliorando costantemente, per rendere la Pubblica Amministrazione più efficiente e al servizio dei cittadini.
Il futuro della PA si costruisce ogni giorno con metodologie concrete e una gestione consapevole.
