Le scuole, in quanto entità della pubblica amministrazione, sono obbligate a divulgare online documenti e informazioni specifiche per garantire la trasparenza e la pubblicità legale. Secondo il Decreto Legislativo 33/2013, gli istituti devono inserire nella sezione “amministrazione trasparente” dei propri siti web istituzionali informazioni dettagliate riguardanti la loro organizzazione e attività.
In aggiunta, è previsto che le scuole pubblichino determinati atti nella sezione “albo pretorio” del sito, per garantire che tali documenti siano presunti conosciuti in modo legale, supportando così funzioni di pubblicità, notizia, dichiarativa, costitutiva o integrativa dell’efficacia.
Gli aspetti privacy e la tutela dei dati personali
La gestione dei dati personali pubblicati online rappresenta un tema di rilevante importanza che le scuole devono affrontare con la massima cautela, rispettando le normative vigenti.
Per prevenire l’uso improprio delle informazioni, è fondamentale selezionare attentamente i dati da rendere pubblici, con particolare attenzione ai dati sensibili, incluse le informazioni riguardanti condanne penali e reati, la cui gestione è soggetta a normative restrittive.
Si deve tenere presente che pubblicare informazioni sul sito della scuola equivale a diffonderle, rendendole accessibili a un pubblico vasto.
In base all’art. 2 ter, comma 3, del Codice Privacy: “La diffusione e la comunicazione di dati personali… sono ammesse unicamente se previste da una norma di legge o necessarie ai sensi del comma 1-bis. In tale ultimo caso, ne viene data notizia al Garante almeno dieci giorni prima dell’inizio della comunicazione o diffusione”.
Specificamente, la diffusione di dati personali sul sito web è consentita solo se prevista da una norma di legge, di regolamento o da atti amministrativi generali, rispettando il principio di riservatezza dei cittadini.
Inoltre, anche per la pubblicazione online, devono essere seguiti i principi generali del trattamento dei dati previsti dall’art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679, che comprendono:
- liceità, correttezza e trasparenza del trattamento;
- limitazione della finalità del trattamento;
- minimizzazione dei dati;
- esattezza e aggiornamento dei dati;
- limitazione della conservazione;
- integrità e riservatezza dei dati.
Nel contesto digitale attuale, è essenziale bilanciare il diritto alla privacy con il principio di trasparenza, evitando che uno dei due prevalga sull’altro.
Il provvedimento sanzionatorio del Garante privacy
Recentemente, l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ha emesso un provvedimento il 24 gennaio 2024, sanzionando una scuola con una multa di 2.000 euro per aver pubblicato, nella sezione “albo pretorio” del proprio sito web, atti dirigenziali contenenti informazioni relative ad aspetti organizzativi legati alla gestione del personale, come sostituzioni e assenze.In questa situazione, l’Autorità ha sottolineato che “l’operazione di diffusione di dati personali… è ammessa solo quando prevista da una norma di legge…”. La pubblicazione di dati personali senza un adeguato presupposto normativo è quindi considerata una diffusione illecita.
Il Garante ha evidenziato che l’istituto non ha presentato prove di una norma specifica che giustificasse la pubblicazione dei dati riguardanti le sostituzioni del personale. Inoltre, il riferimento a obblighi generici di trasparenza non è stato ritenuto sufficiente a validare la condotta di pubblicazione.
È stato ribadito che persino nell’albo pretorio online si applicano i limiti previsti dalla normativa sulla protezione dei dati, quali liceità e minimizzazione. La mancanza di una valida base giuridica per la pubblicazione di assenze ha costituito una violazione delle normative vigenti.
In situazioni analoghe, è stato suggerito di utilizzare tecniche di anonimizzazione, come l’uso di “omissis”, per rispettare le normative sulla privacy.
Alcuni utili suggerimenti per il personale scolastico
Il personale amministrativo delle scuole deve prestare particolare attenzione nella pubblicazione di documenti sul sito istituzionale.
Anche in presenza di obblighi di pubblicazione, la diffusione di dati personali deve essere strettamente necessaria e proporzionata agli scopi di trasparenza legale.
Prima di pubblicare un documento, è utile porsi le seguenti domande:
- Esiste una legge o un regolamento che autorizza la diffusione di questo documento o dato personale sul web?
- Tutti i dati sono indispensabili ai fini della pubblicazione, o ci sono elementi che andrebbero omessi?
I dati personali non strettamente necessari devono essere omessi. In caso di incertezze, è consigliabile consultare il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) dell’istituto, che potrà fornire indicazioni utili per evitare violazioni e sanzioni.
